Konferans Salonu Oturma Planı Oluşturulması

Konferans salonu kurmak duruma bağlı olarak gerçekten kolay olabilir. Konferans odaları sunum, eğitim, seminer, workshop, ve toplantılar gibi bir çok amaç ve etkinlik için kullanılabilirler. Büyük çalışma merkezleri farklı ihtiyaç ve gerekliliklere gore farklı farklı konferans odalarına ihtiyaç duyarlar. Burada konferans odası koltuk yerleşimi yapılırken dikkat edilmesi gereken temel şeylerden bahsetmek istiyoruz.

Birincisi, konferans odası için doğru konferans koltuklarının doğru yerleşiminin yapılması gerekmektedir. Yerleşim tarzları olarak sınıf tarzı, karışık tarz, tiyatro tarzı ve oval tarzda yerleşim şekilleri sayılabilir. Tiyatro tarzı konferans koltuğu dizilimi, not alınmayı gerektirmeyecek salonlar için oldukça elverişli bir ders/eğitim alanı oluşturmaktadır. Konferans koltukları not almayı gerektiren durumlarda sınıf düzeninde de dizilebilirler. Karışık tarzda yerleşimde oda içerisine grup grup dağıtılacak koltukların ortalarına yuvarlak masa konulması, yemek yada branch tarzındaki organizasyonlara güzel ev sahipliği yapabilir. Uzun dikdörtgen konferans masaları ise yönetim toplantılarında açık diyalog kurulmasını sağlar.
Koferans salonu eğitici ve öğretici konferanslara ev sahipliği yapacaksa, salona yerleştirilmesi gereken uygun bir ses sitemi, hoparlörler en arkada oturacak kişilerin bile rahatlıkla konuşmacıyı ya da sunucuyu duyabileceği şekilde optimum performansı sunacak nitelikte olmalıdır. Hatta birkaç yaka mikrofonunu hoparlörlerin yanına konumlandırmayı düşünebilirsiniz. Eğer konferans görsel ve duyusal sistemlerinin aktif olarak kullanımını gerektiriyorsa bu sistemlerin bilgisayarla bağlantılı şekilde çalıştığı unutulmamalıdır. Bu konularla ilgili aynı zamanda konferans koltuğu üreticilerinden ya da uzmanlarından yardım almak da iyi bir fikirdir.
Bir konferans düzenleyeceğiniz zaman bazı detayları hatırlatmakta fayda var. Konferans programının mutlaka dökümü alınmalıdır. Günlük programın yayınlanacağı ilan panosunun da konferans salonunun bir elemanı olduğunu unutmamak gerekir.
Konferans grupları normalde konferansın konusu ile alakalı ya da firmalarıyla ilgili eşantiyonların dağıtımını yaparlar. Diğer taraftan konferans koltukları daha büyük alanlar ve hacimlerde daha uygun özelliklerde koltuklara ve tribün sistemlerine sahiptirler.

Buraya kadar bahsettiklerimizden oldukça bağımsız bir konu olan stadyum koltukları ise, oturma düzenleri oldukça karmaşık yapıları ve planları ile konumuzun dışındadır. Müzikaller, tiyatrolar, konuşmalar, tartışmalar ve benzeri bir çok etkinliğe ev sahipliği yapan konferans salonları, işlevselliği, çok yönlü etkileme alanı ile dinleyici ve izleyicilerin maksimum faydayı sağlaması için tasarlanması gerekmektedir.